Afspraken goed vastleggen

section1_page48_article49_1.jpg

In eerdere bijdragen in deze serie hebben we al onderstreept om met klanten tijdig afspraken over zorgplicht te maken en deze zorgvuldig vast te leggen. Deze keer staat de vraag centraal hoe je afspraken over zorgplicht kun vastleggen met je klant. Daarbij is de hoofdregel: algemene afspraken in je algemene voorwaarden, specifieke afspraken in de overeenkomst van opdracht.

Voordat je afspraken over je dienstverlening vastlegt, bespreek je deze met je klant. Het is van belang dat de klant goed begrijpt welke dienstverlening hij kan verwachten, welke kosten daaraan verbonden zijn en gedurende welke periode deze diensten verleend zullen worden.

Algemene voorwaarden

Algemene afspraken over je dienstverlening die je met al je klanten maakt, kun je vastleggen in algemene voorwaarden. Hierin neem je bijvoorbeeld de wettelijke Wft-zorgplicht op, waarbij je vastlegt dat je de klant informatie zal geven over wijzigingen in wet-en regelgeving of zijn financieel product. Dit is ook een goede plek om vast te leggen wat er moet gebeuren als de overeenkomst eindigt (zie VVP 3-2017) en om vast te leggen dat de klant jou tijdig moet informeren als zijn persoonlijke situatie wijzigt. Het is belangrijk dat de klant de gelegenheid heeft om kennis van te nemen van de algemene voorwaarden. Daarom geef je de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst aan de klant of je stuurt ze mee met je offerte. Het is niet nodig dat de klant de algemene voorwaarden onder-tekent. Neem in de overeenkomst van opdracht wel op dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant daarmee akkoord gaat.

Overeenkomst van opdracht

Meer specifieke afspraken die je met je klant maakt leg je vast in een overeenkomst van opdracht. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld specifieke zorgplichtwerkzaamheden, zoals een periodieke evaluatie van de situatie van de klant. Op de inhoud van de overeenkomst van opdracht gaan we in de volgende aflevering uitgebreid in. De overeenkomst van opdracht moet uiterlijk voor aanvang van je werkzaamheden gesloten worden, bijvoorbeeld voordat je begint met je eerste adviesgesprek. Voor bestaande klanten waarmee je

‘Een juridisch adviseur kan helpen bij de juiste vastlegging van de afspraken’

misschien geen of verouderde afspraken hebt gemaakt, kun je nieuwe of gewijzigde afspraken in de overeenkomst vastleggen. Een goed moment daarvoor is wanneer je een gesprek met de klant voert over eventuele wijzigingen in zijn situatie of over een nieuwe adviesvraag.

Sluit je een overeenkomst van opdracht digitaal, dan zijn de regels voor overeenkomsten op afstand van toepassing. Bij een overeenkomst op afstand geldt dat de klant veertien dagen bedenktijd heeft en de overeenkomst in die periode zonder opgave van reden kan beëindigen. Je moet de klant ook duidelijk informeren over deze mogelijkheid. Vergeet bij een overeenkomst op afstand ook niet om de algemene voorwaarden tijdig aan de klant te sturen. De voorwaarden alleen ter beschikking stellen op de website is onvoldoende.

Het is van groot belang dat je duidelijke afspraken maakt over je werkzaamheden en dat je die afspraken zorgvuldig vastlegt in een overeenkomst en algemene voorwaarden. Neem hiervoor altijd contact op met je juridisch adviseur, zodat deze kan helpen bij een juiste vastlegging. Adfiz biedt haar leden op dit vlak ondersteuning door voorbeelden van modelovereenkomsten en algemene voorwaarden ter beschikking te stellen.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Lees meer over
Uniforme uitvraagformulier WGA ERD vernieuwd

Uniforme uitvraagformulier WGA ERD vernieuwd

Sinds enige jaren is het uniforme uitvraagformulier van Adfiz de standaard binnen de branche voor het aanvragen van offertes bij aanbieders voor het WGA eigenrisicodragerschap....

Adviseurs meer waardering voor samenwerking met verzekeraars

Adviseurs meer waardering voor samenwerking met verzekeraars

De winnaars van het Adfiz Prestatie Onderzoek 2017, uitgevoerd door Tevreden.nl zijn: Scildon (2x), TAF (2x), de Goudse, Nh1816 en RegioBank. Over de hele linie...

Adfiz-voorzitter: "Ongevraagde transparantie is heilloos idee"

Adfiz-voorzitter: "Ongevraagde transparantie is heilloos idee"

"Ongevraagde transparantie is een heilloos idee. Het werkt niet, het lost niets op, en het veroorzaakt wél nieuwe problemen. En de hoogste rekening, die komt...

Vaker verhalen over de waarde van advies

Vaker verhalen over de waarde van advies

"Adviseurs grossieren in indrukwekkende verhalen en zijn trots genoeg om ze ook te vertellen." Dat schrijft Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn column op de website...

Genomineerden Adfiz Prestatie Onderzoek

Genomineerden Adfiz Prestatie Onderzoek

De genomineerden van het Adfiz Prestatie Onderzoek zijn bekend. Donderdag 11 januari 2018 worden tijdens de Adfiz Nieuwjaarsbijeenkomst de prijzen uitgereikt. Per...

Data wissen als klant het vraagt

Data wissen als klant het vraagt

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In de vorige uitgave, VVP 9, heeft Adfiz kort aangeduid wie deze...