Personeelsvragen bij het assurantieintermediair

Als lid van het VVP Ondernemerspanel mag ik antwoord geven op personeelsvragen die leven bij assurantie- en financieel advieskantoren. Veel leidinggevenden hebben deze kans gepakt en mij gemaild met hun vraag op personeelsgebied.

Alle vragenstellers hebben persoonlijk antwoord gekregen. In dit artikel anoniem een selectie van een aantal vragen en praktijkcasussen met daarbij een praktisch antwoord. Ik hoop dat dit artikel voor andere leidinggevenden ook weer wat hulp biedt voor hun praktijk. De meeste leidinggevenden hebben immers nooit gekozen voor hun rol als ‘manager’ en maken in de praktijk soms de meest bijzondere situaties mee. En er zijn helaas ook niet altijd hapklare en makkelijke oplossingen beschikbaar.

Gratis hypotheekadvies voor medewerkers en de fiscus

Vraag: ik overweeg om – als secundaire arbeidsvoorwaarde – mijn personeel van gratis advies te voorzien als zij een overlijdensrisicoverzekering of hypotheek nodig hebben.

Als kleine zelfstandige ondernemer moet ik opboksen tegen de cao’s van grootbanken en verzekeraars. Deze arbeidsvoorwaarde bespaart mijn personeel veel geld en kost mij alleen wat vrijetijdsuren. Heeft dit financiele en/of fiscale gevolgen voor mij en voor het personeel? En zo ja, is daar dan een betere oplossing voor te vinden?

Antwoord: wanneer je als werkgever geen kosten in rekening brengt voor medewerkers als je advies geeft bij het afsluiten van een ORV of hypotheek, dan is dit in principe loon in natura. Zowel de medewerker als jijzelf zal hier (loon-) of (inkomsten-)belasting over moeten betalen.

Je kunt ook gebruik maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Van de totale fiscale loonsom mag je 1,2 procent als vrije ruimte aanhouden. Jij mag als werkgever zelf beslissen welke onbelaste vergoedingen jij in deze vrije ruimte wilt geven. Kerstpakket? Onkostenvergoeding? Of gratis advies? Het mag allemaal. Je mag sowieso een personeelskorting geven van 20 procent op de waarde die een klant normaal voor het advies moet betalen tot een maximum van € 500 per werknemer per jaar. De overige 80 procent van de waarde kun je onder de vrije ruimte laten vallen.

Een voorbeeld. De fiscale loonsom is met vier medewerkers € 150.000. De vrije ruimte is dan € 1.800. Stel je geeft een hypotheekadvies dat een klant normaal € 2.000 kost. Je mag sowieso € 400 korting geven (20% van € 2.000) dit gaat niet van je vrije ruimte af. De overige € 1.600 kun je belastingvrij verstrekken, want dit valt precies in de vrije ruimte. Nadeel is wel dat je vrije ruimte hiermee al nagenoeg op is. Je kunt dan niet veel meer doen met een kerstpakket, een telefoon thuis, vergoeding telefoonabonnement, onkostenvergoeding of personeelsuitje. Of dat verstandig is, is de vraag.

Diplomaverplichting voor administratieve medewerkers?

Vraag: ik heb een kantoor dat zich hoofdzakelijk op de zakelijke relaties richt. Van de drie medewerkers hebben er twee hun Wft-diploma’s. De derde werkt parttime en houdt zich bezig met het controleren van de rekeningcourant, het invoeren van polissen, het opnemen van de telefoon, het te woord staan van klanten die schade hebben en het behandelen van mutaties. Zij adviseert niet en zij houdt zich inhoudelijk ook niet bezig met assurantietaken, daar zijn de andere medewerkers voor. Heeft zij wel de verplichting om toch haar Wftdiploma’s te halen?

Antwoord: wettelijk is het volgende verplicht:

een medewerker die een klant adviseert (‘dit specifieke product bij die specifieke verzekeraar adviseer ik u af te sluiten’) moet Wft-diploma’s hebben op zijn vakgebied + permanent actueel zijn;

een medewerker die klanten informatie geeft over de werking en samenstelling van een financieel product moet alleen permanent actueel zijn op zijn vakgebied.

Voor jouw medewerkster gelden bovenstaande verplichtingen niet. Zij is puur administratief bezig. Vanuit de Wft gelden dus voor haar geen diplomaverplichtingen. Maar als werkgever mag jij voor een functie wel een diploma verplicht stellen (als je bijvoorbeeld denkt dat iemand dan nog beter de functie zal kunnen uitvoeren en het werk beter kan begrijpen). Bijvoorbeeld voor een schadebehandelaar zal een werkgever bijna altijd Wft basis, schade particulier en schade zakelijk verplicht stellen, ook al is het wettelijk vanuit de Wft niet verplicht.

‘Bij een niet functionerende medewerker kun je in het uiterste geval de loonbetaling staken’

Kortom: als werkgever moet je kijken wat jij belangrijk vindt en als functie-eis gaat stellen. Als dat redelijk is, moet de medewerker hieraan voldoen. Redelijk is dus niet Wft vermogen voor iemand die alleen schadepolissen administreert, als voorbeeld. Een volgende stap is je medewerkster te faciliteren om haar diploma’s te halen. Naast een diplomaverplichting die redelijk moet zijn, moet je als goed werkgever haar ook helpen dit te halen.

Afscheid nemen van oudere medewerkster

Vraag: wij hebben een oudere medewerkster die begin zestig is en bij ons al twintig jaar administratief werk doet. Het werk valt haar steeds zwaarder, ze kan niet goed opschieten met de jongere collega’s en eigenlijk kan haar werk er door de anderen heel gemakkelijk bijgedaan worden.

Als administratief medewerkster heeft zij bij onze kleine kantoor ook klantcontact en wij willen dat iedereen gediplomeerd is. Voor haar functie hebben wij de diploma’s Wft schade particulier en Wft schade zakelijk verplicht gesteld. Wft schade particulier heeft zij wel behaald, maar Wft schade zakelijk niet. We hebben echter voor dit diploma geen uiterste datum afgesproken. We hebben gevraagd of zij zelf wil weggaan, maar dit wil zij niet. We willen nu op een financieel aantrekkelijke en redelijke manier van haar afscheid nemen.

Antwoord: in deze situatie zijn er drie opties:

1. Ontslag omdat er minder werk is. Je zou kunnen overwegen bij het UWV een ontslagvergunning aan te vragen omdat het (administratieve) werk is verminderd. Door bijvoorbeeld automatisering zou je kunnen beargumenteren dat het administratieve werk vroeger door bijvoorbeeld vier mensen werd gedaan en dat je nu kunt volstaan met drie mensen. Degene met het kortste dienstverband, gaat dan als eerste weg. Als zij dit is, kun je voor haar een ontslagvergunning aanvragen en dat is meestal snel geregeld. Maar als zij langer in dienst is dan haar collega’s, dan gaat deze optie niet werken.

2. Ontslag omdat ze niet voldoet aan diplomaverplichting. Voor het diploma Wft schade zakelijk is geen concrete datum afgesproken. De datum 01-01-2017 geldt wettelijk gezien alleen voor mensen die advies geven. Die datum geldt dus niet voor haar. Je zou op korte termijn met haar een gesprek kunnen aangaan en een redelijke datum vaststellen wanneer dit diploma voor haar functie behaald moet zijn. Bijvoorbeeld 1 juli 2017.

Vervolgens zal je haar moeten helpen het diploma te halen. Zeker bij een oudere medewerkster die al twintig jaar in dienst is, moet je je als werkgever echt inspannen, wil je als sanctie ontslag kunnen opleggen als ze het niet haalt. Deze optie gaat dus langer duren dan 1 januari 2017 en zal meer inspanning (en dus ook kosten) vergen als leidinggevende.

3. Met ontslag gaan in onderling overleg. De derde optie is om met je medewerkster een open gesprek aan te gaan over haar toekomst en haar een voorstel doen om uit elkaar te gaan. Voordeel voor haar is dat ze geen diploma meer hoeft te halen. Voordeel voor jullie is dat het allemaal een stuk sneller gaat. In deze optie neem jij als werkgever het initiatief om uit elkaar te gaan.

De medewerkster heeft recht op vier maanden opzegtermijn. Je kunt haar per 1 september 2016 vrijstellen van werk en haar arbeidsovereenkomst eindigt dan 4 maanden later 1 januari 2017. Je betaalt op 1 januari 2017 een transitievergoeding van 8,33 x haar bruto maandsalaris x vakantiegeld minus 4 bruto maandsalarissen x vakantiegeld wegens vrijstelling van werk en minus de kosten van de opleidingen die je voor haar hebt gemaakt. En je betaalt het vakantiegeld + niet opgenomen vakantiedagen uit over 2016. De medewerkster zelf heeft na 1 januari 2017 recht op WW tot 1 oktober 2019. Haar transitievergoeding kan ze gebruiken om de periode tot haar pensioen te overbruggen.

Gestructureerde aanpak voor salaris(verhoging)

Vraag: door het groeien van onze organisatie ontstaat er steeds meer behoefte om te werken volgens een systematiek van salarisschalen en een duidelijke methodiek rondom salarisverhogingen. Ook om de salarisgesprekken te kunnen delegeren naar teamleiders. Hoe pakken we het opstellen van salarisschalen het beste aan? Waar moet je op letten en welke valkuilen moet je beslist vermijden? Zijn hier tools voor beschikbaar?

Antwoord: om salarisschalen op te stellen moet je eerst duidelijke functieprofielen hebben. Wat verwacht je precies van je medewerkers qua taken, vakdiploma’s, werk- en denkniveau? Daarna is het belangrijk om per functie heldere beoordelingscriteria op te stellen. Wanneer ben jij tevreden over het presteren? Wat moet de kwaliteit zijn? Hoeveel werk moet een medewerker in een bepaalde tijdseenheid kunnen verwerken? Welk gedrag is belangrijk?

Daarna kom je aan de salarisschalen toe.

Je begint door per functie af te wegen hoe zwaar die is. Iedere functie levert afhankelijk van de zwaarte van de functie een bepaald aantal punten op.

Het toekennen van een bedrag aan het aantal punten kun je doen op basis van wat jij redelijk vindt. Je kunt ook een benchmark gebruiken van de gemiddelde beloning in de markt voor een bepaalde functie.

De salarisschaal begint 30 procent onder het bedrag wat je hebt uitgerekend en eindigt op +10 procent.

Hoe een medewerker beloond wordt binnen deze schaal wordt bepaald door zijn beoordeling (volgens de criteria die je eerder hebt bepaald).

Als laatste bepaal je hoe je de bedragen in de salarisschalen jaarlijks gaat indexeren. Welke norm stel je hiervoor?

Wat je zeker niet moet vergeten is de communicatie met de medewerkers en de inspraak die je hen hierin wilt geven. Je kunt het hele proces inhoudelijk zelf begeleiden, maar ook een externe begeleider inhuren. Met name als je aansluiting wilt zoeken met de beloning in de markt, is het voor de medewerkers geloofwaardiger als je de bedragen objectiveert door externe input.

Aanpak niet-functionerende zieke medewerker Vraag: een senior adviseur van ons kantoor haalt kwalitatief en kwantitatief het niveau van een junior adviseur niet, houdt zich niet aan onze bedrijfsregels en de wettelijke regels, weigert stelselmatig werkopdrachten, meldt zich met grote regelmaat ziek en heeft de wettelijke benodigde Wft-diploma’s niet onderhouden. Na ondersteuning te hebben gegeven voor verbetering en een gedegen dossieropbouw werd het tijd voor een zeer indringend (mogelijk laatste) gesprek. De betreffende senior adviseur voelde de bui aankomen en meldt zich op de dag van het gesprek ziek. Ditmaal met zware rugklachten. Er valt moeilijk contact met de adviseur te krijgen. Verzoeken om contact en/of bezoek worden verschillende keren genegeerd. Ook wordt tweemaal verzuimd een gepland bezoek aan de arbo-arts te brengen. Uiteindelijk hebben we na een maand of twee contact kunnen krijgen. De adviseur meldt nu dat hij psychische problemen heeft. Deze zomer is de adviseur zonder overleg en/of toestemming op vakantie gegaan. Het verzoek om na een bezoek aan de arbo-arts even telefonisch contact op te nemen is onlangs genegeerd. Naar mijn idee is het overduidelijk dat de adviseur niet meewerkt aan reïntegratie. Als hij hersteld is, willen wij zeker afscheid van hem kunnen nemen. Wat kan ik nu het beste doen?

Antwoord: het is duidelijk dat je als werkgever nu moet ingrijpen. De adviseur is zonder toestemming op vakantie gegaan en heeft geen contact opgenomen na zijn bezoek aan de bedrijfsarts. Het machtsmiddel wat je hebt is de betaling van zijn salaris te staken. Hij weigert immers aan redelijke verzoeken van jou als werkgever te voldoen. En dat is hij verplicht.

Mijn advies is hem een brief te schrijven, waarin je aangeeft dat hij niet aan jouw redelijke verzoeken voldoet. En dat dat de reden is dat je vindt dat hij niet aan zijn reïntegratie meewerkt en dat je om die reden van plan bent zijn salarisbetaling te staken. Je nodigt hem uit voor een gesprek om de ontstane situatie te bespreken. Je noemt een concrete datum en tijd. Dit mag hij niet weigeren. Hij moet dus komen of een alternatieve datum en tijd voorstellen (en vervolgens dus komen).

Komt hij niet opdagen, dan schrijf je hem opnieuw een brief dat je zijn salaris stopt en dit doe je vervolgens ook. Het gesprek voer je met iemand erbij en je legt alles schriftelijk vast. Je geeft aan wat je allemaal van hem verwacht voor zijn reïntegratie.

Daarnaast adviseer ik om de bedrijfsarts te informeren over zijn disfunctioneren en hoe jij naar de hele situatie kijkt. Uiteindelijk gaat deze situatie uitlopen op een einde dienstverband, maar dan moet de bedrijfsarts verklaren dat zijn klachten ook te maken hebben met het niet functioneren op zijn werk. Dan komt ontslag met wederzijds goedvinden al een stuk dichter bij. Kortom: dit geval vraagt om goed en open overleg met de bedrijfsarts en met je medewerker aan tafel om de spelregels uit te leggen met als sanctie stopzetting van zijn loon. Dan komt hij wel in beweging.

Astrid van de Bovekamp is directeur AVDB Advies en lid van het VVP Ondernemerspanel

Reactie toevoegen

 
Lees meer over
Wat is een passend salaris?

Wat is een passend salaris?

Voor het werven van medewerkers en het behoud van bestaande krachten, is het belangrijk marktconform te belonen. Een te lage beloning zorgt voor problemen bij...

Praktisch voor  personeelsbeleid

Praktisch voor personeelsbeleid

Als lid van het vvp-ondernemerspanel mag ik antwoord geven op personeelsvragen die op dit moment spelen in de branche. Veel leidinggevenden hebben deze kans gepakt...

Stel gratis uw personeelsvragen aan van de bovekamp

Stel gratis uw personeelsvragen aan van de bovekamp

"Als lid van het VVP-ondernemerspanel mag ik in de maand september in een artikel antwoord geven op personeelsvragen die leven bij assurantiekantoren en financieel...

Benoem en ontwikkel competenties

Benoem en ontwikkel competenties

De afgelopen jaren is veel aandacht besteed aan het voldoen aan de Wft-eisen oftewel de ‘kennis-component’ in de aansturing van medewerkers. Als een...

Investeer in inzetbaarheid en bied functieperspectief

Investeer in inzetbaarheid en bied functieperspectief

Een organisatie, waar zowel de medewerkers als de werkgever investeren in duurzame inzetbaarheid en op zoek gaan naar een nieuw functie perspectief, wordt voor veel...

Dialoogsessie Dag van het Topadvies 'Naar personeel dat wel wil meeveranderen' Astrid van de Bovekamp

Dialoogsessie Dag van het Topadvies 'Naar personeel dat wel wil meeveranderen' Astrid van de Bovekamp

Hoe zorg ik ervoor dat organisatieveranderingen door de medewerkers worden gedragen en gerealiseerd? Dat was het thema van de dialoogsessie van Astrid van de Bovekamp...